E-Mail Knigge – der richtige Umgang mit der elektronischen Post

E-Mails sind aus unserem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Aber nicht nur privat verschicken wir elektronische Post. Im Geschäftsleben hat die E-Mail den Brief weitestgehend ersetzt. Und daher sollte ein Schreiben via Mail auch wie ein Geschäftsbrief gehandhabt werden. Es gibt also einige Grundregeln zu beachten.

Eigener Absender

Gerade im geschäftlichen Umgang ist es unabdingbar, dass Ihre Mailadresse Ihren richtigen Namen enthält. Fantasie- und Spitznamen gehören nicht in den geschäftlichen E-Mailkontakt.

Achten Sie darauf, dass Ihr Vor- und Zuname in der Von-Zeile steht. Das kann man in der Konfiguration des Mail-Programms einstellen.

Betreffzeile

Füllen Sie immer die Betreffzeile! Geben Sie hierzu kurz und prägnant den Grund/ das Thema Ihrer Mail wieder. Ihr Adressat soll Ihre Mail sofort inhaltlich einordnen können.

Mailinhalt

Die Mail selber sollte je nach Länge in mehrere Absätze unterteilt sein. Texte sind dadurch besser lesbar. Machen Sie kurze Sätze und achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik.

Signatur

Die Signatur sollte Ihren Namen und Ihre Adresse ggfls. Ihre Homepage enthalten. Handelt es sich um eine geschäftliche Mail, achten Sie auf das in Ihrem Unternehmen vorgegebene Corporate Design. Privatleute, die sich an eine Firma wenden, sich bewerben oder eine Auskunft von Seiten einer offiziellen Stelle wünschen, sollten auch ihre komplette Adresse mit Telefonnummer angeben.

CC und BCC

Setzen Sie CC sparsam ein, auf BCC sollten Sie im Geschäftsleben verzichten. Wenn Sie eine Mail bekommen, in der weitere Personen CC gesetzt sind, können Sie beim Antworten diese erneut CC setzen, sollten sie Ihre Antwort unbedingt erhalten. Ansonsten lassen Sie diese weg. BCC ist ein Verstoß gegen die Businessetikette und gehört nicht zur E-Mailkommunikation. Sollten Sie jemanden auf Ihren Mailverkehr aufmerksam machen wollen, leiten Sie die Mail an den Betreffenden weiter und erläutern ihm, wieso sie wollen, dass er diese spezifische Mail erhält. Spielen Sie immer mit offenen Karten.

Rechtschreibung + Grammatik

Eine E-Mail sollte mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden wie ein Postbrief. Das heißt, ganze Sätze formulieren, Groß- und Kleinschreibung beachten, keine Abkürzungen, zum Schluss auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen. Hierzu bietet Outlook ein Korrekturprogramm. Verwenden von Worten in Großbuchstaben (gilt als Schreien) sowie Emoticons sind unerwünscht und gehören in keinen Geschäftsbrief.

Weiterführende Knigge-Regeln mit technischem Tiefgang finden Sie hier – einen amüsanten Ratgeber bietet Lars Kasper.

Haben wir in unserer E-Mail-Knigge Liste ein wichtiges Thema vergessen? Gerne erweitern wir sie.

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