Gerade die Frauen sind dafür bekannt lange und ausgiebig zu telefonieren. Wenn Sie sich mit ihren Freundinnen austauschen, vergessen sie Raum und Zeit. Regeln sind hierbei nicht nötig. Im Berufsleben sieht das wiederum anders aus.
Bei Anruf Name
Sie erhalten einen externen Anruf. Also melden Sie sich mit Guten Tag, nennen den Firmennamen, wenn nötig die Abteilung und dann Ihren Vor- und Zuname. Nun weiß Ihr Gesprächspartner, ob er richtig verbunden ist.
Konzentration auf das Wesentliche
Im Gegensatz zu Privatgesprächen, halten Sie Firmengespräche knapp. Kennen Sie Ihren Gesprächspartner, dann beginnen Sie mit etwas Small Talk, kommen aber nach 2, 3 Sätzen zum Grund Ihres Anrufs. Bedenken Sie, Ihr Gegenüber hat wenig Zeit und auch Sie sollten (besonders, wenn Sie in einem Call Center arbeiten) die Leitungen frei halten.
Nebentätigkeiten sind tabu
Sie glauben gar nicht, wie viel Geräusche eine Telefonleitung überträgt. Ihr Gesprächspartner hört durchaus, wenn Sie nebenher am Computer tippen, essen oder sich mit einem Kollegen kurzschließen, auch wenn Sie die Hand vor die Muschel halten. Also, keine anderen Aktivitäten nebenher. Konzentrieren Sie sich auf das Telefongespräch und die Worte Ihres Anrufers. Alles andere kann in diesem Moment warten.
Verbinden Sie professionell
Sie sind nicht der richtige Ansprechpartner für den Anrufer? Dann stellen Sie ihn kompetent durch. Dazu sollten Sie Ihre Telefonanlage kennen. Ist dies nicht der Fall, bitten Sie ihn erneut in der Zentrale anzurufen; diese Nummer sollten Sie jederzeit parat haben. Beim nächsten Anruf kennen Sie sich mit ihrem Telefon aus. So lange Sie verbinden, schicken Sie den Anrufer in die Warteschleife. Geben Sie Ihrem Kollegen, der nun den Anrufer entgegennehmen soll, kurz durch, wer ihn sprechen will und weshalb. Sollte dieser nicht am Platz sein, nehmen Sie den Anrufer zurück, geben ihm die Durchwahl Ihres Kollegen und bitten ihn, es später noch einmal direkt bei ihm zu versuchen.
Telefonieren während eines Meetings
Handyanrufe während einer Konferenz oder eines offiziellen Gesprächs unter Kollegen sind tabu. Stellen Sie Ihr Handy auf lautlos. Sollten Sie einen wichtigen Anruf erwarten, weisen Sie bereits im Vorfeld darauf hin. Kommt der Anruf noch während des Meetings, entschuldigen Sie sich kurz bei Ihren Gesprächspartnern und verlassen den Raum.
Sitzen Sie gerade mit einem Kollegen an einem wichtigen Thema und Ihr Telefon am Platz klingelt, lassen Sie einen Kollegen den Anruf entgegennehmen. Stellen Sie dazu vorher das Telefon auf ihn um. Sollte dies nicht möglich sein, bitten Sie die Zentrale oder stellen Ihr Telefon auf Ihren Anrufbeantworter um. Telefonische Unterbrechungen sind unhöflich und zerreißen das Meeting unnötig. Jetzt heißt es, volle Konzentration auf Ihren Gesprächspartner.
Sie sind sich auch unsicher, welche Regeln für private Telefonate gelten? Testen Sie sich. Mehr Tipps finden Sie auch hier.
Schlagworte: Business Etikette, Knigge, richtiges Verhalten am Telefon, Telefon-Knigge
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Danke für die vielen Tipps, werde versuchen Sie beim nächsten Meeting einzuhalten