Büroorganisation – Schluss mit dem E-Mail Chaos

Büroorganisation – Schluss mit dem E-Mail Chaos

Ich kann mir gut vorstellen, dass auch Sie zu den Menschen gehören, die 50 und mehr E- Mails am Tag lesen und verarbeiten müssen. E- Mails sind aus der modernen Kommunikation nicht mehr weg zu denken. Durch eine geschickte Büroorganisation können Sie sich weniger davon ablenken lassen.

Wie das geht erfahren Sie mit den 6 Tipps. Wenn Sie diese Tipps beherzigen, dann werden Sie feststellen, dass Sie weniger Zeitdruck und Stress empfinden.

Tipp Nr.1: Beginnen Sie ihren Arbeitstag nicht mit dem Abrufen der Emails!

Morgens ist die Welt noch in Ordnung. Und genau aus diesem Grund empfehle ich Ihnen, den Arbeitstag nicht mit dem Abrufen der E-Mails zu beginnen. Stattdessen reservieren Sie sich die ersten Stunden (je nachdem wie viel Zeit Sie ungestört verbringen können), um Aufgaben vom Vortag abzuarbeiten, an längerfristigen Projekten weiterzuarbeiten und um neue Ideen zu realisieren. Lesen Sie hierzu auch den meinen Artikel Tagesplanung- warum so kompliziert? http://blog.guerrilla.de/tagesplan-warum-kompliziert/

Anschließend starten Sie das Tagesgeschäft mit diesem guten „ich hab heute schon etwas geschafft und erledigt!“- Gefühl. Jetzt ist Zeit für spontane Entscheidungen, Termine, Meetings,…

Tipp Nr.2: Schalten Sie automatische Email- Benachrichtigungsfunktion aus.

Vielleicht kennen Sie das: Sie sitzen vor Ihrem Rechner und arbeiten an einem wichtigen Projekt. Sie sind hochkonzentriert. Sie sind kurz davor, dass Projekt fertigzustellen und abzuhaken – und plötzlich blinkt unten rechts auf Ihrem Rechner die Voransicht einer E-Mail, die gerade in ihrem Posteingang gelandet ist.

Mal Hand auf Herz, wer kann da schon widerstehen und nicht die E-Mail öffnen? Sie lesen die E-Mail. Das wäre nicht weiter tragisch, wenn das nicht ständig passieren würde. Jede eingetroffene E-Mail zieht sofort die ganze Aufmerksamkeit auf sich. Sie werden ständig von ihrer eigentlichen Arbeit unterbrochen und müssen sich anschließend wieder aufs Neue in die Arbeit gedanklich hineinversetzen. Das kostet unnötig Zeit und nervt.

Am besten ist es, Sie schalten das automatische Senden/ Empfangen der E-Mails ab. Bei Outlook 2007 müssen Sie unter „Posteingang / Extras/ Optionen/ E-Mail Setup / Senden und Empfangen“ den Haken entfernen. Jetzt werden die E-Mails nur empfangen bzw. gesendet, wenn Sie auf den Button   „Senden und Empfangen“ im Posteingang drücken. Rufen Sie die E-Mails 4-5 am Tag ab und arbeiten Sie dann diese blockweise ab. Vermutlich schrecken Sie gerade innerlich auf und denken sich, „ja, und was mache ich mit wichtigen Kunden E- Mails, da muss ich sofort reagieren!“

Was im schlimmsten Fall könnte denn passieren, wenn die E-Mails nicht sofort, sondern erst in 2-3 Stunden beantwortet werden? Vermutlich ist der Schaden nicht sehr hoch. Denn in wirklich dringenden Fällen würde der Absender sie anrufen, weil das Gespräch immer noch am schnellsten geht. Also probieren Sie es einfach aus.

Tipp Nr. 3: Schaffen Sie eine klare E-Mail- Ordnerstruktur

Nur mal angenommen, Sie beherzigen Tipp Nr. 1, dann werden Sie in den kommenden Tagen morgens sich Freiräume geschaffen haben. Nutzen Sie diesen Freiraum und überlegen Sie, wie Sie in Ihrem Posteingang E- Mails sinnvoll in Ordner zusammenfassen können. Ist diese Ordnerstrukur eingerichtet, dann haben Sie sofort auf den ersten Blick eine Übersicht über all ihre aktuellen Themen. Darüber hinaus können Sie die Ordnernamen auch für Ihre andere Büroorganisation nutzen. Diese Klarheit führt langfristig zu einer erheblichen Zeiteinsparung und schont die Nerven.

Vermeiden Sie Ordner- Namen wie „Allgemein“, „Sonstiges“  etc. und benennen Sie stattdessen Ordner- Namen so konkret wie möglich. Hier mal einige Vorschläge:

  • Kundenprojekt 1
  • Kundenprojekt 2
  • Finanzen
  • Marketing
  • Lieferant A
  • Lieferant B
  • Newsletter

Tipp 4: Keep your inbox empty

Das E- Mail Postfach ist vergleichbar mit dem Briefkasten bei Ihnen zu Hause. Schön, wenn er nicht überquillt. Ich kann Ihnen nur wärmstens empfehlen, kurz vor Feierabend alle liegengebliebenen E- Mails abzuarbeiten. So stellen Sie sicher, dass wirklich ALLE E- Mails von heute bearbeitet sind und nichts vergessen wird. Das führt zu einem wirklich zufriedenen Gefühl und man kann guten Gewissens Feierabend machen.

Tipp 5: Versenden Sie Emails mit einer Arbeitsaufgabe pro Email

Schreiben Sie pro E-Mails nur ein Thema. Ihre Kunden, Kollegen und Geschäftspartner werden es Ihnen danken. Wenn Sie Tipp Nr.3 umgesetzt haben, dann haben Sie jetzt eine Ordner-Struktur für den Posteingang. Die gleiche Ordner-Struktur richten Sie für die „Gesendeten Objekte“ auch ein. So können Sie die gesendeten E-Mails gleich in die richtigen Zielordner verschieben.

Tipp 6: Ruf doch einfach mal an

Vieles lässt sich mit einem Telefonat besser klären als mit E- Mails. Manchmal dauert allein das Schreiben einer E- Mail länger als ein Telefonat. Zusätzlicher Vorteil beim Telefonieren: Sie bekommen sofort Rückmeldung, ob ihre Botschaft auch richtig angekommen ist. Damit vermeiden Sie Missverständnisse.

Viele meiner zufriedenen Seminarteilnehmer und Kunden sind dankbar, dass ich ein offenes Ohr für ihre Fragen habe. Also schreiben Sie mir eine E- Mail oder rufen Sie mich an.

Mit schnell gelesenen Grüßen aus Hildesheim

Christoph Teege

www.Teege-Training.de

SpeedReading | Traum leben | “Zeit”-management

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Vielen Dank an unseren Gastautor Christoph Teege

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